BAYBURT ÜNİVERSİTESİ PERSONELİNE EBYS EĞİTİMİ

Bayburt Üniversitesi personeline Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Eğitimi verildi.

Bayburt Üniversitesi Genel Sekreterlik binasında verilen eğitime katılan personellere Elektronik Belge Yönetimi Sistemini nasıl kullanacakları ve kullanırken nelere dikkat edecekleri anlatıldı. Genel eğitimden sonra sistemi yönetecek ve kontrol edecek personellere ise sistem yöneticiliği eğitimi verildi.

EBYS eğitim uzmanı Gökay Görkem eğitimle kurum bünyesindeki birimler arası yazışmaların veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaların elektronik(bilgisayar) ortamda yapılmasını sağlamayı amaçladıklarını belirtti.

Görkem, "EBYS ile evrak standartlarını belirlemek, evrak sevk, paraf ve onay sürelerini kısaltmak, harcanan emek, zaman ve kırtasiye giderlerinden tasarruf etmek, evrakları güvenli bir şekilde arşivlemek, evraklara hızlı bir şekilde erişebilmek gibi temel konuların sağlanması hedeflenmektedir. Ayrıca EBYS ile tanımlı İş akış yollarını kullanarak evrakları zamanında kurum içi ve kurum dışı ilgililere en kısa yoldan ulaştırılabilmektedir. Evrakların birden fazla noktaya (örneğin; tüm birimlere) aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir. İşlem gören evrakların durumları takip edilebilir. Evrakların dağıtımı için paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir. Evraklar arşivlenebilir ve evraklara hızlı bir biçimde erişilebilir. İzin ya da farklı bir durumda, yerinize işlerinizi yürütecek kişiye vekâlet verilebilir. Evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir. Evraklara erişim izinleri verilerek güvenliği arttırılabilir. Elektronik imza ile kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, resmi olarak bilgisayar ortamında yapılabilir "açıklamasını yaptı.

Görkem EBYS’ nin sağladığı yararları ise şöyle sıraladı: " Evrak hazırlamak için kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar. Evrak sevk, paraf ve onay sürelerini kısaltır. Evraklara mekândan bağımsız hızlı ve güvenli erişim imkânı sağlar. Evrakları güvenli bir şekilde arşivler. Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır. Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar."

Kaynak: IHA